Регистрация документов

Регистрация документов-это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические , бухгалтерские, финансовые и т. Д.). регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Однако, не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и другие) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службу ДОУ:

• · Письма, присланные для сведения(копии)
• · Телеграммы и письма о разрешении отпусков и командировок
• · Технические задания на командирование специалистов за рубеж и сметы по командированию
• · Графики, наряды, заявки, разнарядки
• · Сводки и информация, присланные сведения
• · Учебные планы, программы
• · Рекламные извещения, плакаты, программы совещаний, конференций
• · Прейскуранты
• · Технические условия
• · Претензии
• · Нормы и нормативы расходов материалов
• · Поздравительные письма
• · Пригласительные билеты
• · Документы по заключению коллективных договоров
• · Бухгалтерские документы
• · Планово-финансовые документы
• · Печатные издания (книги, журналы, биллютени)
• · Формы статистической отчетности
• · Корреспонденция, адресованная работникам предприятия с пометкой «лично»
• · Объяснительные записки
• · Арбитражные и исковые документы

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно:

• · Приказы по основной деятельности
• · Приказы по личному составу
• · Акты ревизий
• · Протоколы заседаний
• · Отчеты
• · Докладные записки и т. д.

Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая нумерация.

Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.

В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых массивов документов, используют регистрационные журналы или регистрационные карточки (РРК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.

Этих недостатков лишены РРК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РРК печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных карточек (по вопросам деятельности, по корреспондентам т. П.) и контрольную картотеку.

При соблюдении карточной системы регистрации документов в службе ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки – шахматки, для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.

Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов:

• · Автор (корреспондент)
• · Название документа
• · Дата документа
• · Индекс документа
• · Дата поступления документа (для входящих документов)
• · Индекс поступления документа (для входящих документов)
• · Заголовок документа или его краткое содержание
• · Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата)
• · Срок исполнения
• · Отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа – ответа)
• · Номер дела.

В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть должен следующим:

Исполнители

Расписка исполнителя в получении документа

Ход исполнения

Приложения и др.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т. Е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия.

Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу – ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.