Анализ организации и проведения экспертизы ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба».

Экспертиза ценности документов в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» на стадии делопроизводства проводится: ? при составлении номенклатуры дел и формировании дел; ? в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам; ? при подготовке дел к передаче в архив. Для организации и проведения работы по экспертизе создается экспертная комиссия (ЭК) ЗАО «Строительная Компания «Дружба». В состав ЭК входят: начальник общего отдела, юрист, секретарь-референт Генерального управления. ЭК назначается приказом Генерального директора, им же определяется количественный состав комиссии. В своей деятельности ЭК руководствуется Основными правилами работы ведомственных архивов. Помимо федеральных нормативных актов деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов Компании должна регламентироваться Положением о комиссии. В ЗАО «Строительная Компания «Дружба» такое положение до настоящего момента отсутствовало, сейчас проводятся работы по его составлению. ЭК осуществляет отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой «До минования надобности» («ДМН»), подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. Отбор документов для постоянного хранения и уничтожение проводится на основании перечня документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел ЗАО «Строительная Компания «Дружба» путем полистного просмотра ЭК дел, законченных делопроизводством три года назад. Дела, отобранные в результате экспертизы на долговременное или постоянное хранение, вносятся в опись и передаются в архив. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК. После проведения экспертизы ценности документов составляются акты «Об уничтожении документов» в двух экземплярах. После заполнения акта, секретарь-референт согласовывает его с руководителем структурного подразделения и относит его в архив. В архиве акты сверяются с номенклатурой дел, и проставляется заверительная надпись с указанием цифрами и прописью количество дел. Затем ставится дата и подписи секретаря-референта и работника архива. Акт о выделении к уничтожению документов составляется, как правило, на дела всей организации. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения. Заголовки однородных дел, отобранных для уничтожения, вносятся в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе. Все лица, ответственные за делопроизводство в Компании, обязаны завершенные дела постоянного и долговременного хранения в течение двух (и более) лет оставлять в подразделении для справочной работы, а затем только сдавать в архив. Таким образом, существующий порядок организации делопроизводства ЗАО «Строительная Компания «Дружба» обладает рядом недостатков: ? встречаются нарушения правил оформления и подготовки документов; ? отсутствуют необходимые организационные документы для ведения делопроизводства (инструкция по делопроизводству, Положение об Управлении делами и Общем отделе, Положение об экспертной комиссии); ? не разработана должностная инструкция для секретаря Генерального директора; ? отсутствует номенклатура дел Компании; В связи с тем, что в ЗАО «Строительная Компания «Дружба» создана комиссия по проведению экспертизы ценности документов, необходимо разработать положение, которое бы регламентировало ее деятельность. Цель проведения экспертизы ? освободить структурные подразделения Компании от малоценных документов, содержащих повторяющуюся или поглощенную информацию. Такие документы могут быть выявлены в ходе составления заголовков при систематизации дел по структурным подразделениям. Постоянно действующая экспертная комиссия создается для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение, включая управленческую, научно-техническую, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации. В каждой организации должна быть экспертная комиссия. Основным документом, регламентирующим деятельность комиссии по проведению экспертизы ценности документов является Положение о постоянно действующей ЭК. При разработке положения следует учитывать рекомендации действующего законодательства. В структуру положения о постоянно действующей экспертной комиссии должны входить следующие пункты: 1. Общие положения. Здесь приводится описание состава экспертной комиссии, указывается кто руководитель комиссии; определяются основные нормативные акты, которыми должна руководствоваться в своей деятельности комиссия. 2. Основные задачи экспертной комиссии. 3. Основные функции. 4. Права экспертной комиссии. 5. Организация работы экспертной комиссии. Здесь фиксируются взаимодействия в рамках совместной работы комиссии и структурных подразделений. Положение о комиссии по проведению экспертизы должен составлять квалифицированный специалист в области делопроизводства, утверждаться Генеральным директором организации. В процессе экспертизы ценности документов должны решатся две основные задачи: ? во-первых, отбираться для постоянного хранения ценные документы, а также документы длительных сроков хранения (свыше десяти лет), имеющие долговременное практическое значение; ? во-вторых, выявляются к уничтожению документы с истекшими сроками хранения, а также малоценные материалы (черновики, дублеты, отклоненные варианты), утратившие практическое и справочное значение.