Организация и порядок проведения

Организация экспертизы ценности документов

Экспертиза ценности документов в организации проводится: ? в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив; ? в архиве ? в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и другую документацию, образующуюся в процессе деятельности организации, создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК ? это совещательный орган, ее решения вступают после утверждения руководителем организации, так как согласно законодательству он несет ответственность за сохранность документов (3). ЭК действуют на основании утвержденных руководителями организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного положения об ЭК Государственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) разработано Типовое положение. В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности их документов Росархивом разработан так же ряд нормативно – методических материалов о порядке проведения и оценки информационной ценности различных функциональных групп документов: – изобретений и открытий; – документов с повторяющейся информацией; – научно-технической документации; – рациональных документов и т.д. Для экспертизы ценности и отбора на постоянное хранение научно-технической и другой специальной документации может быть создана отдельная ЭК, состоящая из специалистов по этой документации. В министерствах и ведомствах, других организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которая осуществляет методическую помощь. ЦЭК и ЭК работают в постоянном контакте с экспертно проверочной комиссией (ЭПК), соответствующего архивного учреждения. ЭПК является решающей инстанцией в вопросах экспертизы ценности документов. В соответствии с многогранностью оценки документов и формируется состав ЭК. Члены комиссии должны хорошо знать функции, структуру своей организации, систему документационного обеспечения ? состав и содержание всей совокупности документов. ЭК создается в соответствии с Положением о ней из наиболее квалифицированных сотрудников. В состав ЭК обязательно включают: должностное лицо, ответственное за документационное обеспечение организации; должностное лицо, ответственное за архив организации; специалистов по научной, технической, учебной, производственной и другим видам документации; специалиста по обеспечению защиты информации и др. Председателем ЭК, как правило, назначается один из заместителей руководителя организации. Секретарем ЭК ? секретарь организации или работник службы документационного обеспечения или архива. Основными задачами ЦЭК (ЭК) являются: ? организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел; ? организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии подготовки их к передачи в архив организации; ? организация и проведение отбора и подготовки документов к передачи на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. Основными функциями ЦЭК (ЭК) являются: 1) организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; 2) рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению; 3) подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного учреждения предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями; 4) участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации. ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии (Приложение 1). Решения ЦЭК (ЭК) вступают в силу после утверждения руководителем. Протоколы ЦЭК (ЭК), содержащие решения об одобрении проектов типовых и примерных номенклатур дел, об изменении сроков хранения документов, установленных типовыми и ведомственными перечнями документов с указанием сроков их хранения, а также типовыми и примерными номенклатурами дел, утверждаются руководителем организации только после их рассмотрения ЭПК соответствующего архивного учреждения. Таким образом, организация экспертизы ценности документов в организации проводится в делопроизводстве при составлении номенклатуры дел, в архиве в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. А для ее проведения создается экспертная комиссия, действующая на основании учрежденных руководителем организации Положений о постоянно действующей экспертной комиссии.