Критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов

Экспертизу ценности документов проводят с целью отбора документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

? отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное,

культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• ? отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;
• ? выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;
• ? установление или изменение сроков хранения документов.

Экспертиза ценностей документов осуществляется на основе принципов историзма, всесторонности и комплектности изучения документов.

Принцип историзма предполагает оценку каждого документа как продукта определенной исторической эпохи, рассмотрения общественных явлений в процессе их развития, учет определенных закономерностей такого развития.

Принцип всесторонности требует при проведении экспертизы ценности документов рассматривать различные аспекты каждого документа, учитывая как содержание, так и внешние особенности.

На основании принципа комплексности документы оцениваются с учетом их места в общем документном фонде организации, так как они связаны друг с другом, могут повторять, дополнять или поглощать другие документы.

На основании принципов разработана система критериев, т.е. научно-обоснованных признаков, позволяющих определить степень ценности документов. Систему составляют три группы критериев:

• ? оценки происхождения;
• ? их содержания;
• ? внешних особенностей.

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организациями в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов.

Критериями оценки содержания – значимость событий или явления, отраженного в документах; значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность.

К критериям оценки внешних особенностей документа относятся: юридическая достоверность (наличие подписей, дат, печатей, резолюций), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния.

Важнейшими критериями экспертизы ценности документов являются:

1) значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы;

2) значимость содержания документов;

3) время и место образования документов;

4) подлинность и копийность документов;

5) юридическая сила документов;

6) дублетность документов;

7) поглощенность содержания;

8) физическое состояние документа.

Раскроем значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы:

В процессе развития общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это

– органы власти управления, промышленные, транспортные, торговые предприятия, учреждения культуры, общественные, учебные и другие организации. Целостность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью учреждения в системе управления, науки и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.

Рассмотрим значимость содержания документов:

В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы учреждения.

К первой группе документов, наиболее полно отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и некоторые документы вышестоящих органов.

Документы второй группы имеют справочное назначение и теряют свое значение через год, три или пять лет.

Рассмотрим время и место образования документов:

Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные события особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкций народного хозяйства. При оценки документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания.

Опишем подлинность и копийность документов:

При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату (2). Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для будущего использования документов.

Раскроем юридическую силу документов:

Юридическую силу документов имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копийные экземпляры, но при условии правильно оформленных реквизитов документов. Поэтому очень важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.

Рассмотрим дублетность документов:

Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ это один из размноженных экземпляров подлинника. Дублеты бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

Опишем поглощенность содержания:

Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов поглощается годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждений и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

Раскроем физическое состояние документа:

Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

Таким образом, критерии, цель, задачи, принципы экспертизы ценности документов играют важную роль в организации экспертизы ценности документов.