Электронный документооборот в экономике

Автоматизация учета в торговле

Так как основой для торговой фирмы служит движение товаров и денег, автоматизация торговой деятельности предусматривает многовариантность организации закупок и торговых схем, гибкую и прозрачную схему складского и секционного учета, многокассовый, многобанковский учет денежных средств и контроль взаиморасчетов с поставщиками и покупателями.

В основу ряда комплексов положены схемы документооборота и основные принципы, аналогичные описанным выше. Например, в системе «Эйс» главными являются:

• 1. комплексный охват деятельности фирмы;
• 2. отслеживание движения товара на протяжении всего пути с момента его закупки до реализации по всем промежуточным операциям;
• 3. учет товаров в разрезе партий в учетных ценах;
• 4. получение текущей информации по состоянию складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, а также взаимоотношение с покупателями и поставщиками;
• 5. организация различных видов торговой деятельности: опт, розница, консигнация, комиссия, и др.;
• 6. проведение маркетинговых исследований и финансового анализа по результатам деятельности фирмы за любой период времени;
• 7. ведение независимого учета по нескольким фирмам с возможностью объединения отчетов об их деятельности и автоматизации корпоративной структуры;
• 8. ведение многовалютного учета;
• 9. представление данных в российском или международном стандарте;
• 10. возможность выборки необходимой информации по сложному критерию и представление ее в любом удобном виде: в виде печатной формы, таблицы, экспорта в файл, передачи по электронной почте;
• 11. максимальная гибкость в настройке комплекса и в распределении прав доступа;
• 12. работа в сетях с большими объемами данных; распределенный характер системы;
• 13. максимальная открытость комплекса, в том числе возможность экспорта в популярные программные среды;
• 14. легкость в освоении и адаптируемость к задачам клиента;
• 15. возможность стыковки и интеграции с другими программными продуктами.

Рассмотрим более подробно управление складской деятельностью торговой фирмы (на складах и в торговых точках). При этом учитываются следующие факторы:

• · товар может иметь несколько независимых единиц измерения, например количество товара, количество упаковок, вес, стоимость;
• · товар может оцениваться в различных валютах;
• · товар может иметь несколько цен в зависимости от объемов и группы покупателей и поставщиков, а также состояния товара в процессе его хранения и реализуемости на рынке;
• · товар может иметь различный статус, например статус резервирования.

Особое значение имеет взаимосвязь с подсистемами торговых секций (напрямую или через внутренний склад последных), бухгалтерий и представлением аналитической и управленческой отчетности. В частности, анализ функционирования склада предусматривает получение полной картины о состоянии складов, магазинов и прочих подразделений фирмы, о закупках и продажах с формированием любых отчетных документов.